Kundcase: Karlstad kommun
Karlstads kommun effektiviserar sitt Microsoft 365-stöd med IC 365
Karlstads kommun har cirka 7 500 anställda inom flera hundra olika yrken. Behovet av digitalt kunskapsstöd varierar stort beroende på roll och arbetsuppgifter. Därför hade kommunen tidigare tagit fram ett omfattande användarstöd för Microsoft 365 för att möta behoven hos dem som dagligen arbetar med verktygen vid dator, dem som använder det i sin arbetsmobil, och även för dem som är så kallade sällananvändare.
Vi vet att underlaget var uppskattat och användes mycket men med tiden blev det svårt att hinna skapa, uppdatera och kvalitetssäkra allt innehåll. Vi behövde en mer hållbar och långsiktig lösning för att förvalta vårt Microsoft 365-stöd. Därför valde vi att gå över till IC 365-portalen. Genom den kunde vi istället fokusera på att uppdatera och kvalitetssäkra endast de delar kring MS 365 som är specifika för vår kommun – samt de delar som InfoCaption inte levererar stöd för. Ett sådant exempel är Sharepoint eftersom alla väljer hur sin Sharepoint-miljö ska utformas.
Eftersom vi redan var kunder hos InfoCaption var steget att komma igång med IC 365 inte särskilt stort. Samtidigt rensade vi bort våra egna guider och lathundar som nu inte längre behövdes.
För att säkerställa största möjliga nytta i arbetet med IC 365 har vi tagit fram eget material för exempelvis Sharepoint som helhet, men också stöd för hur klass 2-information ska lagras i våra Sharepoint-rum. Vi har även skapat egna guider för vissa andra funktioner – men det är enbart för sådant som vi har egna lösningar för och som InfoCaption därför inte kan ge stöd för.
När vi först aktiverade IC 365 och avpublicerade våra egna lathundar fanns en viss oro för att det skulle bli många samtal till IT-avdelningens Servicedesk om saknade guider – exempelvis om någon sparat en länk som nu inte längre fungerade. Trots det beslutade vi oss för att bara rycka plåstret och genomföra förändringen. Samtidigt såg vi till att teknikerna i servicedesk kände sig trygga med var de i stället skulle hänvisa inkommande ärenden.
Det gick jättebra, och vi hade oroat oss i onödan. Samtidigt som vi aktiverade IC 365 lanserade vi även en helt ny startsida för vår interna portal Solveig, så jag vill tro att förändringen för Microsoft 365-stödet blev mindre i och med att vi tog ett helhetsgrepp.
Viktoria Grännsjö, Karlstads kommun